Perspectives Out-of-Office Autorépondeur

Pour Outlook 2002 ou 2003.

Lorsque vous partez en vacances ou en voyage d'affaires et vous n'aurez pas accès à un ordinateur, vous voulez que les gens savent que vous ne répondez pas à leur e-mail car vous n'êtes pas disponible, pas que vous êtes insensible. Ainsi, l'envoi d'un e-mail de retour pour eux est instantanément la gestion des contacts bien. Voici ce que vous pouvez faire.

Tout d'abord, vous devez disposer d'un modem câble ou DSL (Digital Subscriber Line de votre compagnie de téléphone) que cette technique nécessite une connexion permanente à l'Internet à partir de votre ordinateur.

1) Couper "Modifier avec Microsoft Word» Assurez-vous que vous n'utilisez pas Microsoft Word comme éditeur de messagerie électronique. Vérifiez que Word est désactivé dans Outlook comme suit.

--- A) Ouvrez Outlook, cliquez sur le menu Outils, Options.

--- B) Cliquez sur l'onglet Format du courrier

--- C) Décochez la case Utiliser Word pour modifier des messages électroniques

--- D) Cliquez sur OK

2) Créer le message Autoresponder Maintenant, nous allons créer le message qui sera envoyé à des gens lorsque vous êtes absent. 1) Ouvrez le dossier Boîte de réception.

--- A) Créer un nouveau message (Ctrl-Maj-M)

--- B) Tapez une ligne d'objet, comme «Absent du bureau».

--- C) Entrez le corps du message que vous voulez que les gens de voir lorsque vous êtes absent.

--- D) Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.

--- E) Dans les zone Type de fichier, sélectionnez Modèle Outlook.

--- F) Tapez le nom du fichier, comme «répondeur automatique» et cliquez sur Enregistrer

--- G) Dans le menu Fichier, cliquez sur Fermer. Cliquez sur Non pour "Voulez-vous enregistrer les modifications?"

3) Créer la règle pour exécuter le modèle Maintenant que le modèle est créé, il faut créer une règle à partir de l'Assistant Règles qui utilisera le fichier de modèle pour répondre automatiquement à une personne pour l'e-mail arrive.

--- A) Dans le menu Outils, cliquez sur Assistant Règles. Cliquez sur Nouveau.

--- B) Cliquez sur pour sélectionner l'option à partir d'une règle vide.

--- C) Veiller à ce Vérifier les messages quand ils arrivent est cochée, puis cliquez sur Suivant.

--- D) quelles conditions (s) voulez-vous vérifier?, Sélectionnez envoyés seulement à moi, puis cliquez sur Suivant.

--- E) Sous Que voulez-vous faire avec ce message?, Vérifier la réponse en utilisant un modèle spécifique.

--- F) Sous Description de la règle, cliquez sur les mots soulignés d'un modèle spécifique

--- G) Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, sélectionnez Modèles dans le fichier système dans la liste Regarder dans.

--- H) Sélectionnez "Répondeur automatique" modèle que vous avez créé précédemment et cliquez sur Ouvrir.

--- I) Cliquez sur Terminer. La règle est automatiquement nommé "envoyé uniquement à moi" et est automatiquement activée (remarquez la case à cocher).

4) Testez votre travail maintenant vous envoyer un e-mail. Votre courrier sera reçu dans votre boîte de réception (ou là où une autre règle peut la diriger), et la partie qui envoie recevra l'avis de modèle. REMARQUE: Outlook doit être configuré pour envoyer / recevoir du courrier à un intervalle régulier. Vérifiez les paramètres à Outils | Options | Configuration de la messagerie | Envoyer / Recevoir et assurez-vous que l'option Inclure ce groupe dans l'envoi / réception est vérifiée et l'annexe et automatiquement envoyer / recevoir toutes les X minutes est cochée.

Si cela fonctionne correctement, assurez-vous de désactiver la règle immédiatement jusqu'à ce que vous êtes réellement en dehors du bureau. Et testez-le une fois de plus, juste avant de quitter le bureau juste pour être sûr que rien n'a changé....